Claudeでメール文を作る時の注意点

メールの目的を先に伝える

依頼、謝罪、返信、お礼、日程調整など、目的を先に伝えます。相手との関係、急ぎ度、文体の硬さも指定すると使いやすい下書きになります。

指示の型はこうです：「【目的】納期延期のお願い【相手】長い付き合いの取引先の担当者【トーン】丁寧だが他人行儀にならない程度【必ず入れる】新しい納期は〇月〇日、遅延理由は部材調達【長さ】スクロールせず読める程度」。この5点セットを埋めるだけで、修正の往復がほぼなくなります。

場面別の頼み方のコツ

謝罪メールの詳しい組み立てはお詫びメールの基本、返信全般はメール返信の基本でも整理しています。

個人情報を入れすぎない

宛先、会社名、顧客名、契約内容などをそのまま入力してよいか確認します。必要な場合も、伏せ字や抽象化で相談できることがあります。

実務では「A社の田中様」を「取引先の担当者」に置き換えるだけで、下書きの品質はほぼ変わりません。出来上がった文面に、送信直前に実名を自分で入れる方が安全です。

送信前に必ず読む

AIが作ったメールは自然に見えても、失礼な表現や不要な断定が混ざることがあります。送信前に事実、宛名、添付、敬語を確認してください。

チェックの順番は、①事実（日付・金額・約束ごとが正しいか）②宛名・社名（置き換えた仮名が残っていないか）③約束の重さ（「必ず」「保証します」など、言うつもりのない確約が紛れていないか）です。特に③はAI文面にありがちな落とし穴で、丁寧さを出そうとして踏み込みすぎた表現が入ることがあります。送信前の総合確認は送信前チェックリストも使えます。