Claudeで依頼メールを作る時の基本

依頼メールで詰まる場所

依頼メールが書きにくいのは、敬語ではなく「どこまで説明するか」で迷うからです。説明が足りないと相手が判断できず、多すぎると読まれません。次の順で組み立てると迷いが減ります。

1. 何をしてほしいか（1文）
2. いつまでか
3. なぜ必要か（1〜2文）
4. 相手にしてもらう具体的な作業
5. できない場合の相談先か代替案

この5つを箇条書きで渡し、文章化を任せるのが最短です。ゼロから書かせると、前置きが長くなります。

期限の書き方

依頼が動かない原因の多くは期限です。次の書き方の違いで、返答率が変わります。

急ぎでない場合も日付を書いてください。期限がないと、いつまでも判断されません。

相手の手間を減らす

依頼が通るかどうかは、丁寧さより「相手が何をすればよいか明確か」で決まります。次を先に済ませておくと、断られにくくなります。

• 必要な資料を添付しておく（探させない）
• 選択肢を用意する（考えさせない）
• 日程は候補を3つ出す（調整の往復を減らす）
• 前提の説明は最小限にし、詳細は別添にする

件名で判断される

件名は要件と期限がわかる形にします。「ご相談」「お願い」だけでは、開く優先度が判断できません。

• 【依頼】◯◯の確認のお願い（◯月◯日まで）
• 【要返信】◯◯の日程調整
• 【共有】◯◯の結果（返信不要）

返信が不要な場合は、件名に書いておくと相手の負担が減ります。

送信前の確認

依頼メールでとくに確認すべきなのは、宛先、期限、添付の3点です。下書きの段階で仮置きした宛名や、前の案件の情報が残っていないかを見てください。詳しい確認項目は送信前チェックリストにまとめています。

断りと催促

依頼メールと対になる、断る場合と催促する場合の書き方も整理しておきます。どちらも、柔らかくしすぎると意図が伝わりません。

• 断る — 結論を先に書く。理由は簡潔に。可能な代替案があれば添える
• 催促 — 責める形にしない。前回の内容を引用し、期限を再提示する
• 条件付きで受ける — できる範囲と、できない範囲を分けて書く

AIに作らせると、断りの文章が曖昧になり、相手に「まだ可能性がある」と受け取られることがあります。結論の部分だけは自分で書き直してください。

催促を送る回数にも目安があります。1回目は期限の数日前に確認、2回目は期限当日、それでも動かない場合は、メール以外の手段か、相手の上長を含めた形に切り替えます。同じ文面を何度も送っても状況は変わりません。